Zwischen Flurfunk und Fakten: Warum gute Team-Kommunikation das QM-System am Laufen hält
Teil 1 – Zwischen Flurfunk und Fakten: Kommunikation im Team
Jeder kennt ihn: den berüchtigten Flurfunk. Er ist schnell, laut und oft erstaunlich kreativ – nur selten präzise. Zwischen „Ich hab gehört, dass…“ und „Das hat die Chefin so gesagt!“ entstehen Geschichten, die mit der Realität meist nur lose verwandt sind. Ein Klassiker: Die Info über den neuen Reinigungsprozess kommt montags per E-Mail, dienstags im Meeting und mittwochs per Zuruf am Ultraschallraum vorbei. Am Ende weiß keiner so genau, was nun gilt – aber alle sind sich sicher, dass sie’s „irgendwie schon richtig machen“.
Genau hier fängt das Dilemma an: Wir reden ständig miteinander – aber verstehen wir uns auch? Gerade in der Medizin- und Aufbereitungswelt entscheidet Kommunikation über mehr als nur gute Stimmung im Team. Sie entscheidet über Prozesssicherheit, Patientensicherheit und letztlich über die Qualität unserer Arbeit. Denn was nützt das beste QM-System, wenn die wichtigste Info irgendwo zwischen Drucker und Pausenraum verloren geht? Oder wenn ein Hinweis auf eine geänderte Validierungsvorgabe im Posteingang untergeht, während im Aufbereitungsraum noch nach der alten Anleitung gearbeitet wird? Kommunikation ist kein Selbstläufer – sie ist das Rückgrat eines lebendigen Qualitätsmanagements. Und wer glaubt, gute Kommunikation bedeute einfach „mehr reden“, liegt daneben. Es geht darum, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Menschen zu bringen – klar, effizient und wertschöpfend. Genau das ist der Kern von Lean Communication – und damit starten wir in Teil 1 unserer Reihe.
- Wenn Information zur Abenteuerreise wird
Ein neuer Reinigungsprozess wird eingeführt. Der eine hört’s in der Teamsitzung, der andere im Pausenraum, und die dritte bekommt’s per E-Mail – drei Kanäle, vier Versionen.
Was fehlt? Struktur und Zielrichtung. Hier kommt das Lean-Prinzip ins Spiel: Kommunikation soll wertschöpfend sein – also nur das sagen, was für die Arbeit wichtig ist, klar, nachvollziehbar und an der richtigen Stelle. Alles andere ist Informationsmüll.
Beispiel:
Ein klar definierter Informationsfluss („Wer informiert wen, wann und wie?“) spart nicht nur Nerven, sondern verhindert auch typische QM-Folgekosten wie Fehlaufbereitung, Doppelarbeit oder unnötige CAPA-Fälle. Denn jeder Kommunikationsfehler kostet – Zeit, Material oder schlicht Vertrauen.
- Kommunikation ist kein Selbstzweck
Im Team wird oft viel geredet – aber nicht immer zielgerichtet. Meetings ohne klare Agenda, E-Mails ohne Handlungsaufforderung oder Protokolle, die keiner liest sind klassische Zeitfresser.
Hier lohnt sich der Blick in Richtung Lean Communication:
- Eine kurze tägliche Abstimmung („Daily Huddle“) ersetzt viele endlose Besprechungen.
- Klare Visualisierung (Whiteboard, SharePoint-News oder Aushang) sorgt dafür, dass alle denselben Stand haben.
- Und vor allem: Feedback-Schleifen – weil Kommunikation nur funktioniert, wenn sie verstanden wird.
Tipp aus der Praxis: Wenn Du eine wichtige Info teilst, frag nach: „Was nimmst Du daraus mit?“ Die Antwort zeigt, ob die Botschaft angekommen ist – oder ob Du gerade den nächsten Flurfunk zündest.
- Vorteile – Wenn Reden produktiv wird
- Weniger Reibungsverluste und Missverständnisse
- Mehr Eigenverantwortung im Team
- Schnellere Reaktion auf Probleme oder CAPA-Themen
- Stärkere Einbindung aller Mitarbeiter ins QM-System
- Und: besseres Klima – weil klare Kommunikation Spannungen abbaut
Wenn alle wissen, worum es geht, entsteht automatisch mehr Sicherheit – fachlich wie menschlich.
- Nachteile – Wenn Kommunikation kippt
Natürlich hat auch Kommunikation ihre Schattenseiten:
- Zu viele Kanäle führen zu Chaos.
- Zu viele Meetings rauben Zeit.
- Zu viele Worte verwässern Inhalte.
Deshalb gilt: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Lean Communication bedeutet nicht, weniger zu reden – sondern gezielter. Manchmal ist eine klare, kurze Info auf dem Teamboard wertvoller als ein fünfseitiges Memo im Anhang.
Fazit: Zwischen Kaffee und Klartext. Gute Kommunikation ist kein Luxus, sondern das Öl im Getriebe des QM-Systems. Wenn jeder weiß, wann er was wissen muss, läuft’s rund – egal ob im Aufbereitungsraum, im Vertrieb oder in der Geschäftsleitung. Und wer jetzt denkt: „Das klingt nach viel Arbeit“ – der hat recht. Aber der Aufwand lohnt sich, denn: Missverständnisse sind teurer als klare Worte.